Melyek a projektmenedzsment főbb lépései, legyen szó akár IT projektről, akár más jellegű projektről?

Megoldás:
1. A projekt meghatározása és megszervezése

1.1. A projektszervezet felállítása Kulcskérdések:
• Ki a projektmenedzser?
• Mi a felelőssége?
• Milyen területeken rendelkezik döntési jogkörrel?
• Született megállapodás, illetve dokumentum a projektmenedzser felelősségéről és hatásköréről és ki lett osztva a csapatnak?
• Kik vannak a csapatban?
• Mihez értenek az egyes csapattagok?
• Elkészült a csapatnévsor?
• Ki viseli a csapat költségeit? Kinek jelentenek?
Kulcsfeladatok:
• Projektmenedzser kijelölése írásban.
• A projektmenedzser hatáskörének és felelősségének rögzítése írásban.
• A projektcsapat azonosítása szerepekkel és feladatokkal együtt.
• A csapatnévsor megszerkesztése és közreadása.

1.2. A projektparaméterek meghatározása Kulcskérdések:
• Mi a projekt célja?
• Mikor fejeződik be (lesz kész) a projekt?
• Milyen erőforrásokat rendelnek a projekthez?
• Létezik a projektcél tömör (25 szónál rövidebb), egyértelmű megfogalmazása?
• Mik a projekt fő kimenetei, illetve eredményei?
• A fő kimenetek jól meg lettek határozva?
• Létezik írott lista az egyes kimenetekről, amely megmondja, hogy az valójában Mi, illetve Mi nem.
• Van a fő kimeneteknek tervezett befejezési időpontja?
Kulcsfeladatok:
• Projektcél írásos meghatározása.
• A fő kimenetek listájának összeállítása.
• Lista készítése arról, hogy a fő kimentek Mik és Mik nem. (Pl. plüsskutya és nem pedig házőrző eb.)

1.3. A projekt kereteinek megtervezése Kulcskérdések:
• A csapat meghatározta, hogy mikor és hol fog találkozni, kik fognak megjelenni, és hogy milyen témákat fognak megvitatni?
• A részvételi szabályok elkészültek?
• A részvételi útmutató elkészült?
• A csapat rendszeresen naplózza a felmerülő problémát?
• A felmerülő problémák naplóját rendszeresen frissítik, illetve tekintik át?
• Hogyan oldja meg a csapat a felmerülő nézeteltéréseket?
• Létezik egy elkülönített út a megoldatlan kérdések számára?
• Kinél vannak, illetve ki tartja karban a projektiratokat?
• Hol tárolják az iratokat?
• Hogyan kommunikál a csapat? (elektronikus levelek, telefon, stb.)
• A fentieket leírták és csatolták a projektiratokhoz?
Kulcsfeladatok:
• Megegyezés az értekezletek rendjéről és annak írásban való rögzítése.
• A problémák határozott kezelése, formális naplózása.
• A projektiratok felelősének és helyének meghatározása.
• A kommunikációs stratégia meghatározása és rögzítése.

1.4. A projektdefiníciós dokumentum összeállítása a fenti pontok alapján Tartalom:
• Projektszervezet.
• Projektparaméterek.
• Projektkeretek.

2. A projekt tervezése

2.1. Munkatevékenységek lebontása Kulcskérdések:
• Minden feladat azonosításra került?
• A gyakran elfelejtődő feladatok is? (Pl. projekttervezés, jóváhagyási ciklus, nyomtatás, stb.)
• Mennyi ideig fognak tartani a feladatok? (Hány óra, nap, hét?)
• Rendeltek felelősöket a legalacsonyabb szintű feladatokhoz?
• Egy feladatnak csak egy gazdája van?
Kulcstevékenységek:
• A munkatevékenységek struktúrájának megalkotásához használjunk cetliket a jobb áttekinthetőség érdekében.
• Rendeljünk felelősöket a legalacsonyabb szintű feladatokhoz.

2.2. Ütemterv elkészítése Kulcskérdések:
• Minden függőséget meghatároztunk?
• Lettek olyan új feladatok azonosítva, amelyeket hozzá kell adni a tervhez?
• Készült hálódiagram?
• Lett időtartam rendelve minden alacsonyszintű feladathoz?
• A hosszabb, illetve kétes kimenetű feladatokra vonatkozó becsléseket átnézte a csapat?
• Elkészült a Gantt diagram?
Kulcstevékenységek:
• Használjuk a legalacsonyabb tevékenységek cetlijeit a függőségi diagramm megalkotásához.
• Készítsünk gyors becslést a feladatok időigényéről (órákban).
• Készítsünk az ütemezést szemléltető Gantt diagrammot.

2.3. Erőforrások elemzése Kulcskérdések:
• Van olyan erőforrás, amely a munka aránytalanul nagy vagy kis részét kapta?
• Vannak kihasználatlan erőforrások?
• Vannak olyan erőforrások, amelyek párhuzamos munkának vannak kitéve?
• Vannak még a projekt részére elérhető erőforrások?
• A feladatok felelősei elég képzettek ahhoz, hogy elvégezzék munkájukat?
Kulcstevékenységek:
• A teljes projektterv elemzése.
• Lehetséges forgatókönyvek számbavétele, elkészítése.
• Hozzunk döntést arról, hogy mit miért áldozunk fel. (Pl. a minőséget a gyorsaság érdekében.)

2.4. Akadályozó tényezők csökkentése Kulcskérdések:
• A projektcélon belül vagyunk?
• Lehet szűkíteni a hatáskört?
• Lehet változtatni a sorrenden?
• Az erőforrásokat át lehet csoportosítani, illetve lehet újakat szerezni?
• Lehet jobban és okosabban dolgozni ugyanazon eredmény elérésének érdekében?
Kulcstevékenységek:
• A Gant diagramm elemzése erőforrás minták alapján.

2.5. Kockázatkezelő tervek készítése Kulcskérdések:
• A projektet veszélyeztető tényezők azonosításra kerültek?
• Meg lett határozva a prioritásuk?
• Történtek a veszély előfordulását csökkentő intézkedések?
• Van intézkedési terv arra az esetre, ha veszély fenyeget?
• Miből lehet tudni, hogy veszélyben vagyunk?
• Ki a felelős projekt veszélyeinek kezeléséért?
Kulcstevékenységek:
• A projektet veszélyeztető tényezők azonosítása és sorba állítása.
• Terv készítése a veszélyek kezelésére, amely magában foglalja az intézkedési tervet és a megelőző tevékenységeket.
• Felelős kijelölése a projekt veszélyeinek kezelésére.

3. A projekt nyomon követése és menedzselése

3.1. Helyzetértékelés

3.2. Intézkedési terv készítése és végrehajtása Kulcskérdések:
• Milyen gyakran történik információgyűjtés formális helyzetértékeléshez?
• Hogyan történik az információgyűjtés?
• Milyen információkat kísérünk figyelemmel?
• Milyen döntéseket hozunk?
• Milyen intézkedések születnek?
• Hogyan tesszük közzé ezen döntéseket, illetve lépéseket?
Kulcstevékenységek:
• Határozzuk meg, hogy milyen gyakran fogunk helyzetértékelést tartani.
• Határozzuk meg az információgyűjtés módját. (Pl. értekezletek, elektronikus levelek, stb.)
• Elemezzük a helyzet hatását a projektre.
• Tegyünk megfelelő intézkedéseket.

3.3. A projekt lezárása Kulcskérdések:
• A projektmenedzsment milyen szempontból volt hatékony?
• Milyen szempontból lehetne javítani?
• Hogyan lehetne javítani?
• A dokumentáció teljes?
• A tanulságot beleírtuk a projektiratokba?
• A tanulságot miként hasznosítjuk a jövőben?
• A projektiratokat megőriztük valahol?
• Milyen formában történik az elismerés és a siker ünneplése?
Kulcstevékenységek:
• Tartsunk formális kikérdezést a tapasztalatokról.
• Tegyük rendbe a papírmunkát és archiváljuk a projektiratokat.
• Jutalmazzuk meg a csapattagok hozzájárulását a sikerhez és ismerjük el munkájukat.
• Ünneplejük meg a projekt befejezését.

A Harvard Business School anyaga alapján